RAPPORTLITTERATUR

Ett kompendium till INTERNET

av Riitta Hanski, KTHB Studsvikbiblioteket, för Teknologibiblioteken i Sverige. 94-06-02

Sammanfattning

Genom teknisk-vetenskapliga rapporter kan man redovisa och sprida forsknings- och utrednings- samt projektresultat snabbt och förhållandevis billigt allt efter resurser och offentlighetsgrad som styrs av uppdragsgivaren till arbetet. Upplagor i mikroformat (mikrofiche) kan lätt distribueras och arkiveras. Rapportlitteratur identifieras med hjälp av ett unikt rapportnummer för varje enskild rapport i en serie. Antalet utgivna rapporter räknas svårligen, men det finns bevisligen miljontals offentliga rapporter sammanlagt i stora rapportcentraler såsom British Library's Science Reference and Information Service (SRIS), National Technical Information Service (NTIS), Educational Resources Information Center (ERIC), System for Information on Grey Literature in Europe (SIGLE) och vid Kungliga Tekniska Högskolans Bibliotek, Studsvikbiblioteket, RECODEX databas. Genom databassökning och elektronisk post kan man identifiera och beställa rapporter on line från ovannämnda rapportsamlingar för postbefordran. I en snar framtid blir det vanligt, att hela rapporten med innehåll lagras elektroniskt och kan hämtas in direkt via en dator hos en informationssökare.

Innehåll:

Teknisk-vetenskapliga rapporter

Forskning och utveckling, FoU, är en process som behöver dokumenteras alltefter det fortskrider. Dokumentationen kan variera från informella anteckningar ämnade att cirkulera mellan de närmast invigda forskarna till att skriva regelrätta tekniska och vetenskapliga rapporter för att rapportera läget i form av lägesrapporter, delrapporter eller slutrapporter. Dokumentering kan variera till innehållet från korta beskrivningar med liten upplaga till representativa publikationer för vetenskaplig kommunikation.

Rapportformen lämpar sig också för innehåll, som bara kan delges de behöriga. I vissa fall vill man åberopa restriktioner för forskningsresultat, som kan utnyttjas kommersiellt eller strategiskt, genom att producera en intern rapport. Forskningsprojekt som pågår vid högskolor och universitet sammanfattas ofta i rapportform innan de publiceras i vetenskapliga och tekniska tidskrifter, som tar i anspråk både väntetid upp till ett halvt år eller längre innan publicering och har krav på viss nivå av dokumentering för publicering.

För en forskare är det bekvämt att ta till sina forskningsrapporter, när man vill skicka bidrag till vetenskapliga sammankomster och konferenser. Avhandlingar består ofta av olika forskningsrapporter, som ingick i forskningsprocessen innan dissertation.

Forskningsprojekt som finansieras med offentliga medel måste rapporteras till respektive uppdragsgivare och finansiär. De emotser resultaten i regel i rapportform.

Det som också talar för dokumentering i rapportform, är möjligheten till snabb och billig teknisk-vetenskaplig dokumentation framför andra litteraturformer.

Rapportens plats i förhållande till andra publikationer

Rapporten har definitivt en plats bland den vetenskapliga litteraturen såsom boken, tidskriften, standarden och normen samt patenten. Jämfört med en bok, som kan omfatta hundratals sidor och belysa ämnet ur en eller flera författares synpunkter som sedan bildar opinion, är rapporten en teknisk-vetenskaplig undersökning av aktuella problemställningar. Rapporten är till sin förekomst både unik och utbytbar i tid, en dagsslända i den vetenskapliga kommunikationen, men viktig för forskningsprocessen. Tidskriften och rapporten har många gemensamma drag beträffande innehåll, men tidskriften är periodiskt utkommande och innehåller flera artiklar jämfört med rapporten, som koncentreras till ett enda uppdrag och är en unik publikation. Rapporten bland annan dokumentation utmärker sig också genom att den oftast är befintlig i mikroformat, d v s som mikrofiche i rapportsamlingarna. Detta beror på att utgivarna och distributörerna av olika skäl och för billigare postbefordran tillverkar mikrofiche av originalformaten. Detta faktum gör att de flesta rapporterna ej lånas ut från biblioteken, utan mångfaldigas som mikrofiche och papperskopia efter låntagares önskemål. För en rapport i mikroficheformat behöver användaren en läsapparat eller en kopierande läsapparat, s k reader-printer

Specifik rapportlitteratur

En publikation som ingår i en serie av publikationer är försedd med ett serienamn och ett löpnummer för den aktuella skriften som en komplettering av referensen. Så är det också med den teknisk-vetenskapliga rapportlitteraturen, där rapportserierna primärt identifieras med s k rapportnummer. Detta betraktas också som ett sökbegrepp och ett nyckelord i databaser och referatpublikationer, i bibliotekens nyförvärvslistor och i utgivande organisationers månadslistor såsom NUTEKs projektrapportlistor. Den sistnämnda är den myndighet i Sverige, som publicerar de största mängderna av tekniskvetenskapliga rapporter såsom en statlig finansiär av teknologisk forskning i Sverige.

Definition av en rapport

Rapportlitteraturen har länge varit en enormt växande andel av den teknisk-vetenskapliga litteraturen. En svensk definition av rapport lyder så här:

"En rapport är en självständig publikation som beskriver resultat av tekniska och vetenskapliga undersökningar och tillställes i första hand den person eller institution för vilkens räkning undersökningen utförts.(SS 62 10 05, Svensk standard) Delegationen för vetenskaplig och teknisk informationsförsörjning (DFI), som inventerat de svenska rapportutgivarna och deras rapportserier i den s k Rapportproducentlistan "Vem producerar rapporter i Sverige?" av Lars Mellin (DFI-publikationer 1984:8), har i sin definition betraktat som rapport "ett dokument som redovisar resultat från forskning och utvecklingsarbete eller utredningsverksamhet". Det finns också internationella, mer detaljerade beskrivningar av olika typer av rapporter t ex av UNESCO och OECD.

Rapportproducenter och -samlingar

I Sverige fanns det enligt DFIs rapportproducentlista ca 850 rapportproducenter 1984. Men det torde finnas många fler, eftersom utgivning av vissa kategorier av producenter t ex inom näringslivet (företag) och kommuner resp landsting ej var medtagna, då deras utgivning oftast inte är offentligt, utan betraktas som internt arbetsmaterial.

Internationellt har "informationsexplositionen" lett till, att det publiceras ett oräkneligt antal rapporter av universitetsforskare, forskningsorganisationer, statliga myndigheter och verk samt företag och institutioner på alla ämnesområden.

The British Library's Science Reference and Information Service (SRIS) räknar 1992 till sina samlingar totalt 3,4 miljoner rapporter i mikroformat (film/fiche) och enheten Document Supply Centre (BLDSC) förmedlar årligen 130.000 rapporter i mikroform samt 25.000 papperskopior av rapporter till sina kunder.(British Library Information Guide 13:Libraries and Information in Britain. 1992)

Studsvikbiblioteket: Rapportförmedling

Kungl Tekniska Högskolans Bibliotek, Studsvikbiblioteket i Nyköping har stora rapportsamlingar. De omfattar närmare 3 miljoner rapporter. De flesta rapporterna är i mikroficheform. Dessutom har Studsvikbiblioteket som ombud i Sverige för NTIS en betydande samling NTIS rapporter sedan 1980-talets början. Studsvikbiblioteket förmedlade under budgetåret 1992-93 cirka 200 000 kopior resp mikroduplikat till sina kunder årligen. Ur NTIS rapportsamlingen och ur bibliotekets egna rapporter samt via Scandoc, som förmedlar svåråtkomlig litteratur främst från USA och Kanada såldes tillsammans över 5300 rapporter under samma period.

Studsvikbibliotekets rapportsamlingar grundar sig på tiden som depositionsbibliotek för U.S. Department of Energy (tidigare U.S. Atomic Energy Commission) och som medarbetare i INIS (International Nuclear Information System, Wien, ™sterrike). Dessutom har biblioteket en betydande andel rapporter genom etablerade bytesförhållanden mellan organisationer på området energiforskning och kärnteknik i hela världen.

Rapportdatabaser: NTIS, ERIC, SIGLE och RECODEX

I USA finns det en nationell rapportdatabas NTIS (National Technical Information Service) i Springfield, Virginia, som samlar främst de nationella, men även utländska rapportreferenser för internationell datasökning via DIALOG och säljer av sina rapporter till internationell publik. Även årsabonnemang och ämnesvisa eller geografiskt avgränsade säljprofiler kan upphandlas från NTIS. Mängden av unika rapporter i NTIS uppgår till miljoner.

Databasen ERIC (Educational Resources Information Center, U.S. Department of Education), världens största samling av psykologisk-pedagogisk litteratur innehåller mer än 760.000 (1994) referenser med sammanfattningar (abstracts) av både rapportlitteratur och tidskriftsartiklar på ämnesområdena undervisning, pedagogik och utbildning i vid mening samt socialvetenskap. Således kan man söka rapportlitteratur och obestämd "grå litteratur" i RIE-delen (Resources in Education) av ERIC. Den andra delen består av CIJE (Current Index to Journals in Education), som täcker mer än 775 periodiska publikationers innehåll. SIGLE är en europeisk databas inom EG som innehåller s k grå litteratur till vilken rapportlitteraturen ofta räknas i.Kungliga Tekniska Högskolans Bibliotek, Studsvikbiblioteket i Sverige har en för Norden unik rapportprofil. Rapporter från hela världen på främst energi- och miljötekniskt område och med inslag av materialforskning har samlats i rapportdatabasen RECODEX, som också är en produkt av nordiskt samarbete i registrering av teknisk-vetenskapliga rapporter.

RECODEX databas är sökbar enbart på rapportnummer och används till att söka och lokalisera samt beställa lån och kopior av rapportlitteratur från sju olika nordiska bibliotek.

Rapporthantering i bibliotek och informationscentraler

I inledningen nämndes, att teknisk-vetenskapliga rapporter kan kännas igen vid sitt serienamn och nummer. Men det är en mycket översiktlig beskrivning av det aktuella förfarandet och fordrar komplettering. Under de senaste fyra årtiondena har det uppstått en egen bibliografisk rutin för teknisk-vetenskapliga rapporter och den skiljer sig från den konventionella katalogiseringen av litteratur. Detta har gjorts av praktiska och ekonomiska orsaker utgående från utgivarens och användarens ökade krav på enkel katalogisering, snabb identifikation och arkivering i biblioteken. Den enorma mängden av rapportlitteratur kan ur bibliografisk och ekonomisk synvinkel på arbetsinsats per referens inte katalogiseras av biblioteken som böcker och tidskrifter. Vissa väl dokumenterade undantag finns, då inmatning i databaser har gjorts med en viss selektering av rapporter ur ämnessynpunkt. Bara de bästa och de mest professionella rapporterna är värda en extra manuell katalogiseringsinsats.

Katalogisering och indexering

De bibliografiska nationella och internationella litteraturkatalogerna har ett input-format (katalogiseringsformat), där man fyller i olika referensdelar av en publikation på sina givna fält enligt strikta katalogiseringsregler, för att sedan kunna söka fram den aktuella referensen genom olika sökord eller fält eller kombinationer av dem. Datatekniken har här revolutionerat input och output med maskinläsbar informationsteknik. Deskriptiv katalogisering och indexeringsteknik ger vid input möjligheter att beskriva innehållet av den aktuella rapporten efter vissa regler, då deskriptorerna, de beskrivande orden om innehållet, och de s k nyckelorden över innehållet också kan utgöra sökbegrepp för att återfinna den aktuella litteraturen.

Rapportnumrering som en katalogiseringsteknik av litteratur

De flesta rapporterna katalogiseras enklare efter en rutin, där rapporterna förses med koder d v s rapportnummer. Denna rutin förutsätter, att en unik rapport ingår i en rapport-serie med rapportnummer, som ges av ansvarig utgivare. En rapport åsätts ett rapportnummer, som består av olika komponenter såsom en utgivardel och en nummerdel. Detta s.k. rapportnummer åberopas i stället för författare och titel eller i kombination med dem. En rapport kan alltså identifieras helt och hållet efter sitt unika rapportnummer. För att kunna återfinna rapporten vid sökning eller vid beläggning (identifiering) och framtagning i ett bibliotek behövs det egentligen bara ett index (katalog) med rapportnummer.

Auktorisation av rapportnummer i Sverige

Om en rapportproducent i Sverige vill få en unik, standardiserad rapportnummerkombination till sin rapportserie, kan man vända sig till Kungliga Biblioteket, som godkänner och ger anvisningar för utformning av rapportnummer (ISRN) enligt internationell standard (ISO/DIS 10444) och svensk standard (SS 62 10 05). Därmed garanteras ett rapportnummer som inte kan sammanfalla med andra rapportserier. I internationella sammanhang kan det dock hända, att delar av något rapportnummer förefaller vara lika, men det är ändå ganska sällsynt. Kombinationerna ger utrymme för unika variationer för rapportserienumrering.

Datatekniken som hjälpreda - "papperslöst bibliotek"

Det fordras mycket professionellt bibliografiskt arbete vid katalogisering. Datorerna har här blivit en bra hjälpreda såväl i input- som output-rutinerna. Dessutom har datorerna gett oss ekonomiska lagringsmöjligheter av litteraturkataloger i databaser och CD-ROM-skivor jämte konventionella bokkataloger och katalogkort på papper eller i mikroformat. Det är uppenbart, att all information snart lagras i elektronisk form och att litteraturkataloger trycks bara undantagsvis.

Den tid är redan nära, då själva rapporten med dess innehåll läses in och lagras elektroniskt. Rapporten kan sedan rekvireras på egen skrivare vid PCn, då man sökt och fått intressanta rapportreferenser från olika databaser. Den här rutinen kommer att ersätta rapportutgivningen i stora upplagor och miska på postbefordran. Biblioteken minskar innehav av sina rapporter och koncentrerar sig att söka i databaser och CD-ROM-skivor efter elektroniskt lagrad rapportlitteratur. Därmed kan man säga att tiden för "papperslöst bibliotek" snart är här på gott och ont. Men rapportlitteraturen kommer att ackumuleras i nya former för användare.